Cieľom balíka nie je nahádzať všetko do jedného ZIP-u. Účtovník má vedieť z názvu, priečinka a krátkeho zoznamu zistiť, čo dostal, čo chýba a ktoré položky vyžadujú vysvetlenie.

Príklady sú syntetické. Návod pomáha pripraviť podklady, nenahrádza posúdenie účtovníka, daňového poradcu ani právnika.

1. Zmrazte obdobie a rozsah

Zapíšte firmu, kalendárny mesiac, menu a kontaktnú osobu. Ak balík dopĺňate, označte ho ako druhú verziu a uveďte, čo pribudlo; neprepisujte potichu pôvodný odovzdaný balík.

• oddeliť vystavené a prijaté faktúry
• oddeliť bločky a iné pokladničné doklady
• priložiť bankové výpisy v pôvodnom dostupnom formáte
• vytvoriť zoznam chýbajúcich alebo nejasných položiek

2. Zachovajte originál a vytvorte pracovnú kópiu

Súbor prijatý od dodávateľa, export z banky alebo fotografia bločku je zdroj. Zlúčený, komprimovaný alebo premenovaný PDF je pracovná kópia. Obe úlohy sú užitočné, ale nemali by sa zamieňať.

3. Odovzdajte výnimky, nie hádanky

Pri každej nezrovnalosti uveďte dátum, sumu, protistranu, súvisiaci doklad a otázku. Text „neviem čo to je“ účtovníkovi nepomôže tak ako „12. 10., 48,20 €, platba kartou, chýba bloček, kontaktovaná predajňa“.