Verejné PDF a obrázkové nástroje fungujú bez účtu. Účet je potrebný pre pracovný priestor, faktúry, archív a platené pracovné postupy.

Áno. Pracovný priestor podporuje vystavujúce firmy a spoločný adresár odberateľov.

Vo väčšine pracovných postupov je bezpečnejšie použiť samostatné prefixy alebo číselné rady, napríklad faktúry, proforma doklady, zálohy a dobropisy oddelene. Vďaka tomu je jasné, aký doklad používateľ vytvoril. Konkrétne pravidlá si má firma potvrdiť so svojím účtovníkom.

Odporúčaný model je návrh s pripomienkou. Systém pripraví predvyplnenú faktúru podľa periodicity, ale používateľ ju pred vystavením skontroluje, upraví, odloží alebo zruší.

Nie. PDF je čitateľná kópia pre človeka. E-faktúra je štruktúrovaný dátový dokument určený na automatické spracovanie, validáciu a doručovanie cez určený kanál, napríklad PEPPOL.

Účtovné XML môže slúžiť na import do konkrétneho účtovného systému. PEPPOL XML je e-fakturačný výstup so štruktúrou a validačnými pravidlami pre doručovanie. Preto je lepšie v aplikácii pomenovať tlačidlá jasne: PDF, Účtovné XML a PEPPOL XML.

OnlineOffice pripravuje fakturačné dáta, validuje PEPPOL UBL, zobrazuje stav pripravenosti a eviduje stopu doručenia. Produkčné doručenie cez PEPPOL sa zapína až po dokončení certifikácie alebo napojení na schválenú doručovaciu infraštruktúru. Používateľ v aplikácii vidí praktický stav: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, odoslané, doručené alebo odmietnuté.

Používateľ najprv pridá vystavujúcu firmu v OnlineOffice. Konateľ, štatutár alebo iná osoba oprávnená konať za daňový subjekt — napríklad poverený účtovník — potom otvorí vpds.financnasprava.sk, vyhľadá epostak a vyberie záznam Kaja Solutions s. r. o. ako sprostredkovateľa aj certifikovaného poskytovateľa. Prihlási sa cez Portál finančnej správy, vyberie firmu a odošle overené údaje. Na kontaktný e-mail firmy príde aktivačný odkaz ePošťáka, cez ktorý dokončí aktiváciu. Nakoniec sa vráti do OnlineOffice, potvrdí dokončenie e-mailovej aktivácie, klikne na Aktivovať PEPPOL službu a schváli prístup OnlineOffice v ePošťáku. OnlineOffice aktivuje odosielanie aj prijímanie spolu, stav overuje automaticky a Aktívne zobrazí až po potvrdení poskytovateľom. Ak proces začal účtovník, ale autorizáciu musí dokončiť iná oprávnená osoba, pozve ju cez Ľudia ako vlastníka firmy. Táto osoba používa vlastný OnlineOffice účet aj vlastné prihlásenie do ePošťáka; heslo sa účtovníkovi ani OnlineOffice neposkytuje. Samotné zadanie IČO ani prihlásenie do OnlineOffice oprávnenie nevytvára.

Účtovník v časti Ľudia odošle osobitné pozvanie na PEPPOL autorizáciu a vyberie, kto platí OnlineOffice. Vlastník alebo iný oprávnený zástupca prijme pozvanie vlastným účtom, dokončí výber vo Finančnej správe, aktiváciu ePošťáka a súhlas pre OnlineOffice. Ak platí účtovník, jeho plán, limit vystavujúcich firiem a spoločný objem zostanú priradené firme. Neskôr môže vlastníkovi poslať samostatnú žiadosť o prevzatie predplatného; vlastník ju musí prijať a mať aktívny plán s voľným miestom. Ak platí zástupca a predplatné nedokončí, účtovník mu môže poslať pripomienku alebo prevziať platbu zo svojho plánu. ePošťáka vždy centrálne platí OnlineOffice; autorizácia sa neopakuje a historické použitie sa nemení. Nikto si neposiela heslá.

Stav znamená, že PEPPOL/UBL kontrola našla blokujúci problém, napríklad chýbajúce IČO, IČ DPH, IBAN, adresu, menu, dátum alebo položku faktúry. Po otvorení konceptu cez Upraviť OnlineOffice zobrazí konkrétne chýbajúce údaje a sekciu, kde ich treba opraviť.

PDF, archívne XML a PEPPOL UBL sa regenerujú pri uložení konceptu faktúry. Ak opravíte firmu alebo odberateľa v adresári, otvorte ešte koncept faktúry a uložte ho, aby sa súbory vytvorili z aktuálnych údajov. Pri vystavených alebo uzamknutých dokladoch treba rešpektovať účtovné pravidlá a auditnú stopu.

OnlineOffice rozlišuje praktické stavy: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, prijaté na spracovanie, doručené, príjemca nie je v PEPPOL, odmietnuté alebo nevzťahuje sa. Stav Prijaté na spracovanie ešte nepotvrdzuje doručenie. Cieľom je, aby používateľ nemusel čítať technické XML, ale videl výsledok a ďalší krok.

OnlineOffice označí doklad stavom Príjemca nie je v PEPPOL. Tú istú faktúru doručte odberateľovi iným spôsobom, napríklad ako PDF e-mailom, a nevystavujte náhradnú faktúru. Bežné opakované odoslanie je zablokované. Ak sa odberateľ zaregistruje v zákonnej 15-dňovej lehote, do PEPPOL sa znovu odošle nezmenený doklad s novým technickým kľúčom.

OnlineOffice aktivuje odosielanie aj prijímanie eFaktúr spolu. Vystavené eFaktúry doručí cez PEPPOL a prijaté eFaktúry uloží medzi prijaté doklady. Používateľ si preto nevyberá samostatný smer služby.

Nie v samoobslužnom nastavení OnlineOffice. Odosielanie a prijímanie tvoria jednu PEPPOL službu. Ak firma potrebuje zmeniť alebo ukončiť poskytovateľa, vlastník alebo administrátor kontaktuje podporu, aby sa zmena vykonala kontrolovane a nestratili sa prichádzajúce doklady.

Nie cez kredity ani automatickým doplatkom za kus. Starter zahŕňa 50, Standard 300 a Enterprise 1 500 odoslaných a prijatých PEPPOL dokumentov spolu za predplatné a kalendárny mesiac. Počet faktúr vytvorených alebo evidovaných v OnlineOffice nie je obmedzený. Nevyužitý základ sa prenáša do rezervy najviac vo výške jedného mesačného balíka; každá časť platí najviac 12 mesiacov. Mesačné navýšenia sa neprenášajú. Po vyčerpaní dostupného objemu vrátane rezervy, navýšení a výslovnej výnimky sa nové odosielanie pozastaví, ale prijímanie pokračuje. Individuálnu ponuku dohodneme aj medzi balíkmi, napríklad na 1 000 dokumentov.

QR platba potrebuje platný IBAN, sumu, menu a platobnú identifikáciu. Ak chýba IBAN alebo je neplatný, systém má používateľa upozorniť.

Používateľ nahrá DOCX šablónu so zástupnými poľami alebo PDF šablónu s pozičnými poliami a pridá Excel/CSV dáta. Polia sa dajú namapovať na stĺpce a každý riadok vytvorí vlastný dokument v ZIP balíku.

Nie vždy. Ak sa názvy líšia, používateľ môže vizuálne namapovať pole šablóny na stĺpec z Excelu alebo CSV. Pri dátumoch, IČO a DIČ systém upozorní na podozrivé hodnoty, ale používateľ má mať možnosť opraviť mapovanie alebo vynechať nepoužitý stĺpec.

Áno. Mesačný výkaz má byť dostupný ako PDF a XLSX podľa vozidla, vodiča a mesiaca.

Áno. Zamestnanec môže požiadať o korekciu a manažér ju schváli alebo zamietne. Zmeny sa zapisujú do auditu.

Áno, ak aplikácia používa polohu. Privacy policy a in-app disclosure majú zodpovedať reálnemu správaniu aplikácie.

V cenníku sú uvedené iba aktuálne dostupné verejné plány. Individuálny PEPPOL objem a cena vzniknú až po dohode a administratívnom zaznamenaní ponuky; nevypočítavajú sa automaticky medzi balíkmi.

V slovenskom prostredí sa pri účtovných a daňových dokladoch typicky pracuje s 10-ročnou lehotou. OnlineOffice preto navrhuje dlhšiu retenciu pre faktúry, XML/e-faktúru, auditné udalosti a dôkazové balíky; konkrétne nastavenie si má potvrdiť zákazník so svojím účtovníkom alebo daňovým poradcom.

Áno, ak je to potrebné pre vybraný proces, napríklad onboarding, zmenu zmluvy, dochádzku alebo deboarding. Odporúčaný princíp je minimalizácia: ukladať iba potrebné polia, obmedziť prístup podľa roly, auditovať zmeny a archivovať osoby, ktoré už nie sú aktívne.

Nie. Balíky sú pracovné šablóny a kontrolné podklady pre slovenské procesy. Pred podpisom alebo použitím voči zamestnancovi, klientovi alebo úradu ich má skontrolovať oprávnená osoba podľa konkrétnej situácie.

Skontrolujte IBAN, sumu, menu, variabilný symbol, splatnosť a názov odberateľa. Pri prvom použití je rozumné QR kód naskenovať v bankovej aplikácii a overiť, že údaje zodpovedajú faktúre.

PDF môže obsahovať skutočnú textovú vrstvu alebo iba obrázok stránky. Textová vrstva sa dá označiť a prekryť novým vloženým textom. Pri skene je najprv potrebné OCR, pretože samotný sken textovú vrstvu nemá.

Nie vždy. Prekrytie môže zakryť obsah vizuálne, ale pôvodný text môže v PDF zostať. Skutočná anonymizácia alebo redakcia musí odstrániť alebo zneprístupniť pôvodný citlivý obsah aj metadata.

Pri dôležitých dokumentoch nie. OCR zrýchľuje prepis, ale výsledný DOCX treba skontrolovať, najmä čísla, sumy, mená, diakritiku a tabuľky.

V Dokladoch vyberte správnu firmu a nahrajte čitateľnú fotografiu alebo PDF bločku. OnlineOffice sa pokúsi načítať údaje cez eKasa alebo OCR; výsledok a originál treba skontrolovať pred potvrdením. Nečitateľné alebo chýbajúce údaje doplňte ručne.

Prijaté doklady sú v pracovisku oddelené od vystavených faktúr. Používateľ ich môže nahrať, skontrolovať, označiť ako pripravené alebo vrátiť na kontrolu a neskôr zaradiť do mesačného balíka pre účtovníka.

Chýbajúci bloček je lepšie označiť hneď, aby sa nestratil v pamäti alebo e-mailoch. OnlineOffice vytvorí viditeľný záznam v mesačnom prehľade, ktorý môže používateľ alebo účtovník neskôr doplniť, vyriešiť alebo spojiť s bankovou platbou.

Mesačný balík spája vystavené faktúry, prijaté doklady, bločky, chýbajúce doklady, bankové dôkazy a kontrolný CSV zoznam. Cieľ nie je robiť účtovníctvo namiesto účtovníka, ale odovzdať prehľadný ZIP a jasne ukázať, čo je pripravené a čo ešte potrebuje kontrolu.

Od plánu Standard môžete importovať podporovaný výpis vrátane úplného zaúčtovaného XML camt.053. Pre XML musí mať firma správny IBAN. Navrhnuté párovanie potvrďte; ručné párovanie podporuje čiastočné a rozdelené platby. Pohyb nemusí mať rovnaký dátum ako doklad a zvyšné centy sa automaticky neodpisujú.

Účtovník alebo používateľ s prístupom k viacerým firmám vidí mesačný prehľad klientov: počet dokladov, pripravené a kontrolné položky, bankové dôkazy, chýbajúce bločky, nespárované prijaté doklady a stav odovzdania.

Áno, archív má ukladať vyhľadateľné metadáta, checksum, pôvodný názov, firmu, typ dokumentu a obdobie. Vďaka tomu je možné obnoviť jeden súbor aj vtedy, keď je fyzicky uložený v mesačnom alebo ročnom ZIP balíku.

Nie. Účtovné a právne dokumenty majú byť chránené retenčnou politikou. Automatické čistenie je vhodné pre dočasné exporty, náhľady alebo technické dáta po uplynutí krátkej lehoty, nie pre účtovné doklady.

Tímové pracovisko potrebuje zodpovednú osobu pre fakturáciu, roly, schvaľovanie a bezpečnostné zmeny. Bez roly OWNER alebo ADMIN je ťažké riešiť predplatné aj interné kontroly.

Je to prevádzkový prehľad nad tým, či platené účty majú billing profil, pracoviská majú vlastníka, firmy majú fakturačnú identitu a enterprise procesy nemajú blokované alebo omeškané kroky.