E-faktúra a PEPPOL

Nie. PDF je čitateľná kópia pre človeka. E-faktúra je štruktúrovaný dátový dokument určený na automatické spracovanie, validáciu a doručovanie cez určený kanál, napríklad PEPPOL.

Účtovné XML môže slúžiť na import do konkrétneho účtovného systému. PEPPOL XML je e-fakturačný výstup so štruktúrou a validačnými pravidlami pre doručovanie. Preto je lepšie v aplikácii pomenovať tlačidlá jasne: PDF, Účtovné XML a PEPPOL XML.

OnlineOffice pripravuje fakturačné dáta, validuje PEPPOL UBL, zobrazuje stav pripravenosti a eviduje stopu doručenia. Produkčné doručenie cez PEPPOL sa zapína až po dokončení certifikácie alebo napojení na schválenú doručovaciu infraštruktúru. Používateľ v aplikácii vidí praktický stav: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, odoslané, doručené alebo odmietnuté.

Stav znamená, že PEPPOL/UBL kontrola našla blokujúci problém, napríklad chýbajúce IČO, IČ DPH, IBAN, adresu, menu, dátum alebo položku faktúry. Po otvorení konceptu cez Upraviť OnlineOffice zobrazí konkrétne chýbajúce údaje a sekciu, kde ich treba opraviť.

PDF, archívne XML a PEPPOL UBL sa regenerujú pri uložení konceptu faktúry. Ak opravíte firmu alebo odberateľa v adresári, otvorte ešte koncept faktúry a uložte ho, aby sa súbory vytvorili z aktuálnych údajov. Pri vystavených alebo uzamknutých dokladoch treba rešpektovať účtovné pravidlá a auditnú stopu.

OnlineOffice rozlišuje praktické stavy: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, prijaté na spracovanie, doručené, príjemca nie je v PEPPOL, odmietnuté alebo nevzťahuje sa. Stav Prijaté na spracovanie ešte nepotvrdzuje doručenie. Cieľom je, aby používateľ nemusel čítať technické XML, ale videl výsledok a ďalší krok.

OnlineOffice označí doklad stavom Príjemca nie je v PEPPOL. Tú istú faktúru doručte odberateľovi iným spôsobom, napríklad ako PDF e-mailom, a nevystavujte náhradnú faktúru. Bežné opakované odoslanie je zablokované. Ak sa odberateľ zaregistruje v zákonnej 15-dňovej lehote, do PEPPOL sa znovu odošle nezmenený doklad s novým technickým kľúčom.

Pre väčšinu firiem odporúčame predvolenú možnosť odosielať aj prijímať. OnlineOffice potom doručí vystavené eFaktúry a prijaté eFaktúry uloží medzi prijaté doklady. Režim iba odosielania je určený pre firmu, ktorá už prijíma PEPPOL doklady cez iného poskytovateľa a chce si tento spôsob ponechať.

Áno. Vlastník alebo administrátor firmy môže požiadať o zmenu medzi odosielaním a prijímaním a režimom iba odosielania. Zmena, ktorá zapína alebo vypína prijímanie, nadobudne účinnosť až po potvrdení poskytovateľom. Dovtedy zostane pôvodný režim aktívny, aby sa nestratili prichádzajúce doklady.