Pri faktúrach je prirodzené ponechať viac výstupov. Dôležité je pomenovať ich tak, aby sa nedali zameniť.
PDF, účtovné XML a PEPPOL XML
PDF slúži človeku. Bežné účtovné XML môže slúžiť na import do konkrétneho účtovného systému. PEPPOL XML má byť štruktúrovaný e-fakturačný dokument s pravidlami pre doručenie a validáciu.
Preto je lepšie používať názvy ako PDF, Účtovné XML a PEPPOL XML, nie dve rovnaké tlačidlá XML.
Ktorý výstup poslať klientovi
Kým odberateľ vyžaduje e-faktúru cez PEPPOL, posiela sa štruktúrovaný e-fakturačný výstup cez doručovací kanál. PDF môže byť stále priložené ako náhľad alebo interná kópia.
Ak odberateľ zatiaľ potrebuje iba bežný e-mail, PDF a prípadný účtovný export stále dávajú zmysel.
Kontrola pred exportom
Každý výstup má mať rovnaké sumy. Ak PDF ukazuje inú sumu ako XML, používateľ musí vidieť chybu pred odoslaním.
Dôležité je aj stabilné zaokrúhlenie: položky, DPH, zľavy a QR platba musia pracovať s rovnakou hodnotou na dve desatinné miesta.
Časté otázky
Je peppol xml vs. bežné účtovné xml: prečo ponechať oba výstupy právne alebo účtovné poradenstvo?
Nie. OnlineOffice poskytuje pracovné nástroje a podklady. Dôležité výstupy je potrebné skontrolovať podľa konkrétnej situácie.