Ako OnlineOffice spracúva údaje pri webe, workspace, fakturácii, dokumentoch, Knihe jázd, dochádzke, mobilnej aplikácii a platených moduloch. Posledná aktualizácia: 12. mája 2026.
Prevádzkovateľom webu a služby OnlineOffice je Brains 4 Corporations s.r.o., Ipeľská 5143/13, 821 07 Bratislava - mestská časť Podunajské Biskupice, IČO 55 456 723, DIČ 2121994952.
Kontakt pre ochranu osobných údajov a GDPR požiadavky: gdpr@onlineoffice.sk. Technická podpora: podpora@onlineoffice.sk. Všeobecný kontakt: info@onlineoffice.sk.
Pri správe účtu, predplatného, bezpečnosti, podpory a prevádzky služby vystupuje OnlineOffice ako prevádzkovateľ. Pri údajoch, ktoré zákazník vkladá o svojich klientoch, dodávateľoch, zamestnancoch, vozidlách alebo pracovných procesoch, môže zákazník vystupovať ako samostatný prevádzkovateľ a OnlineOffice ako technický sprostredkovateľ.
Tenant administrátor zodpovedá za to, že má právny základ na používanie údajov v pracovnom priestore, najmä pri firemných klientskych dátach, zamestnaneckej dochádzke, GPS geofencingu a interných kontrolách.
| Oblasť | Typy údajov | Účel | Typická retencia |
|---|---|---|---|
| Účet | meno, e-mail, hash hesla, Google identita, jazyk, téma, plán | registrácia, prihlásenie, obnova hesla, bezpečnosť účtu | počas trvania účtu a primeraný čas po ukončení |
| Faktúry a klienti | dodávateľ, odberateľ, IČO, DIČ, IČ DPH, IBAN, položky, sumy, PDF, XML, QR údaje | tvorba, evidencia, export, odoslanie a sledovanie faktúr | podľa nastavení účtu a účtovných/daňových lehôt zákazníka |
| Dokumenty a šablóny | DOCX šablóny, zástupné polia, importované tabuľky, generované ZIP/PDF/DOCX výstupy | hromadné generovanie dokumentov a balíkov pracovných postupov | podľa plánu, nastavení archivácie a vymazania používateľom |
| E-mail a status workflow | adresáti, CC, stav odoslania, pripomienky, časové značky | odosielanie faktúr, pripomienok a pracovných dokumentov | počas potreby evidencie komunikácie a právnych nárokov |
| Audit logy a schvaľovania | kto, čo, kedy zmenil, pred/po hodnoty, IP, user agent, schvaľovateľ, komentár | zodpovednosť, interné kontroly, auditná stopa, dokazovanie | dlhšie podľa účelu kontroly a nastavení tenantov |
| Tímy a workspace | role, oprávnenia, pozvánky, členstvo, klienti, procesy | správa tímov, prístupov a pracovných zodpovedností | počas trvania workspace alebo právnej potreby |
| Ľudia a zamestnanci | meno, kontakt, adresa, zamestnávateľ, pracovná pozícia, oddelenie, manažér, typ spolupráce, dátumy zmluvy, stav lifecycle, evidencia zmluvných zmien | onboarding, zmeny zmlúv, GDPR zamestnanecké dokumenty, dochádzka, deboarding a interná evidencia | počas pracovného vzťahu/spolupráce a potom podľa pracovnoprávnych, účtovných a retenčných lehôt zákazníka |
| Kniha jázd | vozidlá, ŠPZ, vodiči, odometer, jazdy, účel, súkromná/služobná jazda, výdavky | vedenie knihy jázd a mesačné výstupy | podľa účtovných a daňových lehôt zákazníka |
| Smart Trips | začiatok/koniec jazdy, poloha, trasa len pri zapnutí, vozidlo, vodič, klient, účel | návrhy jázd a synchronizácia do Knihy jázd | body trasy typicky 30-60 dní; súhrn jazdy podľa účtovnej retencie |
| Dochádzka a Smart Presence | príchod/odchod, prestávky, pracovné výkazy, korekcie, udalosti vstupu/výstupu zo zóny pracoviska | dochádzka, schvaľovanie, korekcie a exporty pre mzdy | surové GPS udalosti predvolene 60 dní; potom súhrn hodín podľa potreby |
| Android zariadenie | device id, model, verzia aplikácie, token zariadenia, revokácia, push token | bezpečné prihlásenie, synchronizácia, upozornenia, správa zariadení | počas pripojenia zariadenia a krátky čas po odpojení |
| Cookies a analytika | session cookies, CSRF tokeny, jazyk, téma, voliteľná analytika | prihlásenie, bezpečnosť, preferencie a meranie po súhlase | podľa cookie tabuľky a nastavení prehliadača |
