Online fakturačný nástroj má používateľovi vysvetliť rozdiel medzi typmi dokladov a ponúknuť číselné rady, ktoré zodpovedajú reálnej práci účtovníkov.
Prečo mať viac číselných radov
Štandardná faktúra, zálohový doklad, proforma doklad a dobropis majú rozdielny účel. Samostatné prefixy znižujú riziko, že používateľ omylom pošle alebo zaúčtuje nesprávny typ dokladu.
Príklad: FV-2026-001 pre faktúry, PRO-2026-001 pre proforma, ZAL-2026-001 pre zálohy a DBP-2026-001 pre dobropisy.
Dobropis musí mať väzbu na pôvodný doklad
Dobropis alebo opravný doklad má používateľovi jasne ukázať, ktorú pôvodnú faktúru opravuje, či ide o zľavu, vrátenie platby alebo opravu chyby.
Aplikácia má preto držať samostatný rad, väzbu na pôvodnú faktúru, dôvod opravy a auditnú stopu.
Opakované faktúry nie sú samostatný typ dokladu
Opakovanie je plán, nie typ faktúry. Mesačne sa môže opakovať štandardná faktúra, zálohová faktúra aj iný dokument, podľa toho, čo firma predáva.
Preto je lepšie mať v editore samostatný prepínač opakovania a v type dokladu ponechať iba skutočný účel dokladu.
Časté otázky
Má proforma faktúra rovnaký číselný rad ako ostrá faktúra?
Vo väčšine praxe je bezpečnejšie mať samostatný rad alebo prefix, aby bolo jasné, že nejde o finálny účtovný doklad. Konkrétne nastavenie si má firma potvrdiť s účtovníkom.
Je číslovanie faktúr, proforma dokladov, záloh a dobropisov právne alebo účtovné poradenstvo?
Nie. OnlineOffice poskytuje pracovné nástroje a podklady. Dôležité výstupy je potrebné skontrolovať podľa konkrétnej situácie.