Ak je modul pre váš účet sprístupnený, vyberte správnu firmu a nastavte vozidlo a vodiča. Overte označenie vozidla a počiatočný stav tachometra. Existujúci modul v zdrojovom kóde nie je dôkazom, že je už dostupný každému používateľovi.

Dohodnite, kto údaje zapisuje a kto ich kontroluje. Pri zdieľanom vozidle musí byť zrejmé, ku ktorej jazde patrí vodič a obdobie. Nenahrádzajte chýbajúce informácie odhadom iba preto, aby mesačný súčet vyzeral úplný.

Zaznamenajte dátum, trasu, účel a relevantné kilometrové údaje podľa dostupných polí. Rozlišujte súkromnú a pracovnú jazdu podľa dohodnutého postupu. Údaj o účele má byť zrozumiteľný aj neskôr, nie iba všeobecné slovo služobne.

Syntetický príklad: začiatok 12 000 km a koniec 12 048 km predstavujú rozdiel 48 km. Porovnajte ho s trasou a susednými záznamami. Pri chybe opravte zdrojový záznam a vysvetlite ju; neupravujte iné jazdy len na dorovnanie.

Na konci obdobia prejdite medzery, prekrývanie jázd a chýbajúce údaje. K výdavkom uchovajte zodpovedajúce podklady. Záznam jazdy a doklad o nákupe paliva nie sú rovnaký dôkaz a nemajú sa zamieňať.

Použite dostupný report a porovnajte ho s evidenciou. Konkrétny účtovný postup a požadované podklady si potvrďte s účtovníkom. Ak modul ešte nie je sprístupnený, tento článok nenahrádza jeho aktiváciu ani nedokazuje dostupný export.