Prevádzkový SaaS nesmie riešiť úložisko až vtedy, keď sa zaplní disk. Retencia, archív a obnova sú základ dôvery.
Tri vrstvy úložiska
Hot úložisko slúži na priame otvorenie čerstvých dokumentov. Warm archív zoskupuje staršie súbory do overených balíkov so searchable metadátami. Cold archív počíta s pomalším obnovením.
Účtovné a právne dokumenty sa nemajú automaticky mazať len preto, že sú staré. Najprv musí existovať jasná retenčná politika a auditovateľný postup.
Čo musí zostať vyhľadateľné
Aj keď je súbor v ZIP archíve, pracovisko má poznať firmu, typ dokumentu, rok, mesiac, pôvodný názov, checksum a možnosť obnoviť jeden konkrétny súbor.
Pri faktúrach je praktické držať spolu PDF, XML/e-faktúru, auditnú stopu a prípadné dôkazy o odoslaní alebo schválení.
Časté otázky
Má OnlineOffice automaticky mazať účtovné doklady?
Nie. Pri účtovných a právnych dokumentoch má systém najprv chrániť retenciu, archivovať metadáta a umožniť kontrolované obnovenie.
Je retencia účtovných dokladov a online archív právne alebo účtovné poradenstvo?
Nie. OnlineOffice poskytuje pracovné nástroje a podklady. Dôležité výstupy je potrebné skontrolovať podľa konkrétnej situácie.