Keď sú všetky PDF v jednom priečinku, na konci mesiaca sa ťažko hľadá, čo je tržba, čo je náklad, čo už bolo zaplatené a ku ktorej bankovej platbe chýba bloček.
Vystavené faktúry
Vystavená faktúra má číslo, odberateľa, dátumy, položky, stav úhrady a výstupy PDF, XML alebo UBL. Je to doklad smerom von.
Pri nej používateľ najčastejšie potrebuje vytvoriť koncept, vystaviť, poslať, pripomenúť alebo označiť úhradu.
Prijaté doklady
Prijatý doklad môže byť faktúra od dodávateľa, bloček, účtenka, PDF z e-mailu, XML alebo fotka. Je to podklad pre náklady a účtovníka.
Pri prijatom doklade je dôležité, od koho prišiel, suma, dátum, či má prílohu, či je spárovaný s bankovým pohybom a či nechýba originál.
Mesačný balík pre účtovníka
Ak sú tieto dva svety oddelené, mesačný balík je prehľadnejší: vystavené faktúry, prijaté doklady, chýbajúce bločky, bankové párovanie a kontrolný CSV zoznam.
Účtovník potom nedostane iba ZIP bez kontextu, ale balík s tým, čo je pripravené, čo treba skontrolovať a čo chýba.
Časté otázky
Je prijaté doklady vs. vystavené faktúry: prečo ich v pracovisku oddeliť právne alebo účtovné poradenstvo?
Nie. OnlineOffice poskytuje pracovné nástroje a podklady. Dôležité výstupy je potrebné skontrolovať podľa konkrétnej situácie.