Ak máte v tabuľke odberateľa, sumu, DPH, dátum dodania a položku, dáva zmysel pripraviť faktúry hromadne. Nedáva však zmysel rovno vystaviť desiatky ostrých dokladov bez kontroly.
Šablóna alebo vlastné mapovanie
Najjednoduchší štart je Excel šablóna so stĺpcami ako zákazník, IČO, DIČ, IČ DPH, popis položky, množstvo, cena, DPH, dátum dodania a splatnosť.
Ak používateľ prinesie vlastný súbor, aplikácia má umožniť namapovať stĺpce na fakturačné polia a ukázať náhľad prvých riadkov.
Kontrola pred vystavením
Import má najprv vytvoriť náhľad a až potom koncepty. Používateľ musí vidieť chýbajúce odberateľské údaje, nejasné párovanie, nesprávnu sadzbu DPH alebo prázdny popis položky.
Koncept faktúry je bezpečný medzikrok: číslo, dáta a položky sú pripravené, ale finálne vystavenie zostáva na používateľovi.
Pre koho je to užitočné
Excel import pomáha pri pravidelných službách, členských poplatkoch, prenájmoch, jednoduchom e-shope alebo agentúre, ktorá mesačne fakturuje podobné položky viacerým klientom.
Účtovníkovi zároveň pomáha, že faktúry nevznikajú mimo systému a majú rovnaké výstupy: PDF, XML, UBL, auditnú stopu a mesačný balík.
Časté otázky
Je excel import faktúr: prečo má vytvárať koncepty, nie rovno ostré faktúry právne alebo účtovné poradenstvo?
Nie. OnlineOffice poskytuje pracovné nástroje a podklady. Dôležité výstupy je potrebné skontrolovať podľa konkrétnej situácie.