V pracovisku otvorte Doklady a vyberte firmu. Nahrajte fotografiu alebo PDF tak, aby bolo vidieť obchodníka, dátum, položky, rekapituláciu a QR kód, ak ho bloček obsahuje. Samotný výrez QR môže pomôcť identifikovať doklad, ale nenahrádza čitateľný originál.

Pri fotografovaní položte bloček na rovnú plochu, vyhnite sa odleskom a skontrolujte ostrosť drobného textu. Pri dlhom bločku zachovajte aj jeho spodnú časť. Súbor s chýbajúcou časťou radšej nahraďte lepším záberom pred kontrolou údajov.

Ak sa rozpozná podporovaný eKasa QR, spracovanie sa pokúsi dohľadať údaje dokladu. Bez čitateľného QR sa použije rozpoznávanie textu, pokiaľ je dostupné. Neúspešné dohľadanie neznamená, že doklad je neplatný: môže vyžadovať lepší záber alebo ručné doplnenie.

Pred potvrdením porovnajte dodávateľa, IČO, DIČ a IČ DPH, číslo dokladu, dátumy, menu, položky a jednotky. Skontrolujte základ, DPH a celkovú sumu podľa originálu. Pri tankovaní napríklad množstvo v litroch nesmie zostať označené ako kusy.

Odberateľ musí zodpovedať vybratej firme. Predvyplnenie firmy neznamená, že je jej názov vytlačený na bločku. Ak dátum dodania nie je uvedený, dátum dokladu môže slúžiť ako pracovný návrh; účtovník má overiť, či zodpovedá konkrétnemu nákupu.

Uložte opravy a až potom označte doklad ako skontrolovaný. Uchovajte pôvodný súbor pre neskoršie porovnanie. Bankové párovanie a odovzdanie účtovníkovi sú ďalšie kroky: kontrola načítaných údajov sama nepotvrdzuje úhradu ani odovzdanie.